Begini Cara Merawat Arsip Versi Dinas Kearsipan Makassar

MAKASSARMETRO– Arsip merupakan bukti atau rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk media, yang umumnya berbentuk dokumen yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi maupun individu.

Khusus di lingkup Pemerintah Kota Makassar, terdapat banyak arsip yang tergolong tua yang yang harus tetap dijaga. Maka dibutuhkan penanganan yang ekstra cermat pula. Seperti yang disampaikan Kepala Seksi Pengolahan Arsip Dinamis Dinas Kearsipan Kota Makassar, Sapti Arwini.

“Memperlakukan arsip untuk perawatan dan pemeliharaan memerlukan penanganan khusus, sepeti posisi peletakan arsip-arsip dan kelembaban ruangan,” kata Sapti Arwini. Selasa (27/11/2017).

Menurutnya, selain melakukan penataan arsip dalam rangka akuisisi pihak Dinas Kearsipan juga telah melakukan perjalanan di sejumlah SKPD secara terjadwal. Dalam pembinaan tersebut dipaparkan pula mengenai tata cara merawat arsip.

“Dalam setiap pembinaan kearsipan kepada SKPD kami selali memaparkan tata cara merawat arsip agar awet. Seperti jangan simpan arsip dekat toilet, harus diletakkan di lemari arsip yang dimiliki masing-masing SKPD,” ungkap Sapti Arwini.

Dalam menata arsip, Dinas Kearsipan juga memberikan box-box khusus penyimpanan arsip yang telah terstandar. Box tersebut membantu menjaga kestabilan kelembaban arsip yang rentan ataupun rapuh.

“Seperti kemarin yang kami temukan ada arsip 1946 di SKPD, sudah tua. Kami anjurkan menyimpannya dengan baik, dengan menaruh di dalam box yang standar dan terdapat lubang untuk meletakkan kapur barus secara berkala agar tidak termakan rayap dan tetap awet, ” ujar Sapti.

Itupun ketika ingin membukanya, lanjut Sapti, harus berhati-hati serta menggunakan sarung tangan dan masker. Tujuannya agar arsip yang tergolong tua seperti yang disebutkan sebelumnya tidak rusak.

“Mohon agar hal-hal mengenai perawatan arsip seperti ini dapat diperhatikan dan diterapkan oleh tiap SKPD. Sebab kita belum punya bangunan depot arsip untuk menampung semua arsip dari seluruh SKPD,” tutupnya.