Begini Pengklasifikasian Arsip Menurut Sifat Desimalnya

MAKASSARMETRO– Tugas Dinas Kearsipan bukan hanya mengurus akuisisi dokumen dan arsip, tetapi juga mengatur pengklasifikasian nomor arsip. Kelihatannya mungkin sederhana namun ternyata tidak sembarang dalam menentukan nomor arsip.

Kepala Seksi Pembinaan SDM Dinas Kearsipan, Dimyati mengatakan sesuai dengan sifat desimalnya, arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah. Kesepuluh masalah tersebut kemudian diberi kode 000 sampai dengan 900.

“Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif atau tugas pokok dan tugas fasilitatif atau tugas penunjang,” kata Dimyati, Senin (27/11/2017).

Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, yang mencakup urusan Pemerintahan, politik, keamanan dan ketertiban, kesejahteraan, perekonomian, pekerjaan umum dan ketenagaan. Sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif seperti Umum, pengawasan, kepegawaian, dan keuangan.

“Kode ini untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan,” lanjutnya.

Dia menambahkan kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file yang kemudian disusul dengan kode pembantu untuk penyajian terkait masalah lainnya seperti perencanaan, penelitian, pendidikan, laporan dan lain-lain

Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumahtanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.